在数字化浪潮席卷全球的今天，档案作为企业发展的“历史密码”与“智慧基石”，正经历着从物理库房到数字云端的深刻变革。2022年5月，山东黄金积极响应国家档案局号召，申报成为企业集团数字档案馆（室）建设第一批试点单位。经过三年多的努力，圆满完成总部及所属41家试点单位数字档案室建设工作并顺利通过国家档案局验收。在2025年底召开的验收会议上，国家档案局对集团数字档案室建设试点工作给予了充分肯定。

应势而动：三重使命催生转型必然

“档案管理是集团各业务的‘信息枢纽’，推进档案数字化能够让沉睡的档案资源‘活’起来，赋能助力企业高质量发展。”集团相关部门负责人点明了数字档案馆（室）的建设初衷。此次变革是政策指引、发展需求与现实瓶颈共同作用的必然结果。

政策层面，新修订的《中华人民共和国档案法》增设信息化章节，国家档案局出台系列指南与评价办法，为数字化转型提供明确保障。作为省属国有重点骨干企业，集团承担试点建设责任，既是响应国家战略的政治担当，也是国企改革创新的必然要求。

发展层面，全球数字经济浪潮倒逼企业数字化转型。集团业务遍布海内外，勘探、设计、开采、选冶、加工、销售、贸易、生态修复等上中下游全产业链布局形成海量档案，传统模式下这些档案分散于各权属企业，形成“信息孤岛”，无法支撑“数据驱动决策”需求。建设数字档案室、构建统一档案资源池，是推进企业数字化转型的关键。

现实层面，集团档案管理长期面临“增量扩大、存量待盘活”的双重压力。存量纸质及早期电子档案存储分散、编目不规范，部分电子档案格式不兼容无法读取；增量电子文件爆发式增长，传统“先纸质后数字化”模式滞后，导致档案收集不及时、利用不便。数字化转型是破解这些瓶颈的唯一选择。

破局而行：凝心聚力筑牢数字根基

转型之路并非坦途。面对集团总部和41家所属单位试点建设的巨大工程量，以及覆盖全业务链条与多层次管理体系的复杂需求，集团以钉钉子精神破解难题，稳扎稳打，有序推进数字档案室建设落成。

山东黄金将试点建设工作纳入数字化转型规划与年度考核，组建工作专班，织密“领导推动、部门联动、上下齐动”的责任网络，研究制定具体实施计划，并细化为98项具体任务，明确责任与时限，通过周例会、专题会靶向攻关，搭配专项督导实现闭环推进，确保建设不松劲、不跑偏。同时，以多元赋能凝聚合力，先经座谈调研摸清需求，再以“请进来问诊+走出去取经”借智聚力，让数字档案建设在精准施策中扎实落地。

为解决档案存量难以利用的问题，集团总部牵头41家试点单位，克服地域分散、交通不便、地理环境复杂等一系列难题，按照“重要性、常用性、珍贵性”原则，统一制定归档、采集和数字化加工标准，统筹开展传统载体档案数字化加工工作，实现从档案库房提卷、拆卷、扫描、校对等全流程标准化操作，同时创新“模板化、高效化、安全化”的高标准验收方法，使验收组、受检单位、数字化服务商都各负其责、各有遵循。集团总部完成6.5万余件档案数字化加工，数字化率达99.72%；41家试点单位累计加工档案64万余件，建成101个专题数据库，让沉睡的历史档案在系统云端重新苏醒。

针对原有档案管理系统功能不足导致档案管理及利用困难的问题，集团以“升级硬件设施”“强化系统建设”为抓手，双管齐下破解系统难题。硬件环境以系统高可用、高可靠性为目标，专属配置了数据库、业务应用、OCR应用、报表应用、nginx负载、Minio分布式存储、蓝光系统、zookeeper中间件等服务器；系统建设方面，采用麒麟操作系统、瀚高数据库等全国产化信创方案，采用集中部署、级次管理模式统建数字档案管理系统，系统功能架构按照《企业数字档案馆（室）建设指南》《企业集团数字档案馆（室）建设试点验收指引》进行开发，并与OA、合同管理和设备管理等核心业务系统深度集成，实现电子文件随业务同步形成、同步流转、同步归档、同步共享，打通数据互联互通的“最后一公里”。另外，系统与集团总部档案库房完成了智能密集架、门禁、安监、传感环控一体机等库房管控设备的集成，实现了数字档案与实体档案联动上下架以及库房温湿度等动环数据预警管理。

创新引领：科技赋能激活档案价值

在建设过程中，山东黄金以多维创新破局，实现了从技术架构到服务模式的系统性升级，让档案管理焕发新生。

档案管理系统以多模态内容管理与大数据平台为底座，支持模块化、组件化的微服务架构，可将用户管理、四性检测、档案保管、长期保存、元数据生命周期管理等关键功能进行模块化拆分和分布式部署，具备统一的对象存储、资源调配、信息检索、内容发布、权限配置等功能，为数据治理与挖掘、大数据分析、档案监管等技术的后续应用提供坚实支持。

以Deepseek为核心引擎打造“山东黄金小金豆”智能助手，让档案管理拥有了“智慧大脑”。原本系统中静态的档案资源，可以被转化为可供智能助手深度学习的结构化知识资产，成功构建“档案资源提取—知识库构建—智能问答输出”闭环模式，初步探索出“通用档案数据资产化与知识服务智能化”的实现路径。

创新引入的SD-WAN广域网+POP点加速技术，实现了数据传输的加速加密，搭配零信任技术和准入访问控制，构建起服务端和终端双向安全管控体系，既解决了传统档案系统安全防护痛点，又降低了跨区域访问的数据传输风险，确保了档案数据传输的安全性和保密性。

探索推进了全流程电子档案单套管理，完善了业务系统在线一键式触发“预归档”功能，广泛应用“在线+离线”的双重备份机制，覆盖“形成—归档—保管—利用—鉴定处置—移交”全生命周期电子化管理，大幅节约打印与数字化成本。

如今，走进山东黄金数字档案室，数字化转型的成效体现在企业运营的方方面面。通过将海量档案转化为精准高效的数字资源，珍贵历史档案得以数字化保存，成为传承企业文化、记录发展足迹的重要载体。指尖轻击鼠标，所需档案秒速调取，查阅时间从“按天计”缩短至“按秒计”，跨单位远程调档一键完成，“让数据多跑路，让用户少跑腿”成为现实。

山东黄金以此次试点建设为契机，不仅打造了符合国家标准、彰显企业特色的数字档案管理体系，也为矿山行业和全省企业集团数字档案馆（室）建设贡献了“黄金经验”。“十五五”期间，山东黄金集团将紧跟数字化转型步伐，持续深化档案数字化建设，进一步提升档案管理集约化、智能化水平，让数字档案成为支撑战略决策、防控经营风险、赋能高质量发展的“智慧智库”，为建设全球领先的综合矿业集团发挥更大的档案管理价值作用。（信息来源：山东黄金）